西安广播电视大学直属二分校档案室管理制度
为了加强学校档案的保管、保密和利用工作，逐步实现档案工作规范化、标准化、科学化、现代化，不断提高科学管理水平，更好地为学校教育、教学工作服务，根据依法治档的原则，结合我校实际，特制定本规定。
一、档案管理
（一）各种档案须科学管理,存放有序,查找方便。
（二）严格保密制度做好档案安全保密工作。
（三）做好防火,防水,防潮工作，定期检查保管情况,确保档案的安全,做到无丢失,无差错。
（四）借阅档案须经档案室管理人员同意,并办理相关登记手续,借出人要爱护档案原件,用后及时归还。
（五）外单位借出利用档案,须持单位相关证明,注明利用目的,经学校领导同意,才能借阅。
（六）将学校文件材料及各种资料,经过挑选,集中于学校档案室统一管理。任何部门和个人都不得私自保存,占有,销毁和带走应归档的材料。
（七）个人不能把应当归档的工作资料占为已有而拒不归档。
二、档案室资料的入库和移出
（一）将零散的和需要进一步条理化的档案资料,进行基本的分类的,,组合和编目,使其系统化，利于档案的保管和使用。
（二）定期对档案室资料进行整理归档。
（三）各部门按规定时间将资料入库和移出。
三、档案的保管
（一）为了档案的完整和安全,工作的方便，档案库房要保证通风,干燥,
（二）认真做好归档验收工作。档案室应对整理完毕后的相关资料档案和工作用品进行入库存前的鉴定和验收,凡不符合要求的必须重新整理合格才能归档。
（三）按规定做好分类编号、标签注明工作。
（四）按规定做好编目工作。目录每条目基本著录项目包括:顺序号,档号,题名,日期,页数,上交时间等。实行计算机辅助档案管理的,应将目录输入计算机,建立信息库,实现检索,统计的机上操作。
（五）按照档案顺序号,依次排列上架。
（六）要定期全面检查,并做好检查记录,发现问题要及时采取补救措施,并报告相关管理负责人,确保档案安全。
（七）认真做好统计工作。建立档案的收进,移出,利用,销毁等统计帐,及时做好统计报表。
（八）及时做好档案的补充工作。归档的文件材料如有遗漏，应及时补充归档,并按时间顺序排列入柜。
（九）破损的文件材料应进行修补。
（十）每份文件材料必须注明时间、部门及相关负责人。
（十一） 档案盒封面和资料夹按内容做好标注。
四、档案移交要求
（一）移交文件材料必须有保存查考价值，立卷归档的材料必须是原件，复印件原则上不得归档。凡不符合档案归档要求的文件材料,必须按要求进行整理后方可移交。
（二）移交文件材料必须完整、准确、系统、符合形成规律。
（三）移交档案必须填写档案交接清单（一式二份）用A4纸打印，并上报电子版交接清单一份，注明交接人，接收入以及交接日期（交接人、接收入、交接日期手签）。
（四）对于移交的学籍档案、会议材料等必须装订成册后再进行移交，并填写卷内目录。
（五）对于数码照片档案，要按时间、内容进行分类打包，并注明标题、作者以及照片中重要的人物名称。
（六）对于电子档案，特别是各处室草拟上报或者下发的红头文件电子版，按时间、类别进行分类打包，再进行移交，并填写档案移交目录。
五、归档范围
（一）校办文件材料的归档范围
1、上级下发需要贯彻执行的教育法规和有针对性文件。
2、学校行政办公会，全体教职工大会会议记录。
3、学校工作计划要点、总结、汇报、统计表。
4、校址变迁，内部机构设置，人员编制、干部任免的报告、批复、教职工花名册。等材料。
5、学校制订的各种规章制度，要求办法，岗位职责。
6、学校与有关单位签订的协议，合同。
7、 收发文登记本、介绍信、各种证明信存根。
8、各办公室会议记录。
9、各办公室人员外出开会带回来的文件。
10、以学校名义上报、下发的各种文件。
11、职工业余文化生活的安排。
12、教学督导工作过程中形成的相关材料。
13、中专相关资助文件、资料、学籍档案资料等。
14、开放教育年报年检材料、高等教育统计资料等。
（二）党支部文书档案归档范围（党支部）
1、党支部会议、活动记录。
2、党支部工作计划，要点，总结。
3、学校、个人出席各级党代会及被评为先进集体、先进个人的材料、党员的奖励与处分材料。
4、发展新党员名单，主管党委的批复意见，与党员的谈话记录以及组织发展规划。
5、党员名册。
6、关于党员思想政治教育工作的文件材料，党组织的专题调查材料。
7、上级下发针对本校需要贯彻执行的文件材料。
8、处室人员外出开会带回来的文件。
9、群众来信来访的记录以及处理意见。
10、党风廉政建设方面的材料。
（三）教务办公室档案归档的范围
1、上级主管部门下达的指令性文件，指导性文件。
2、在校学生名册、学籍卡、成绩册、毕业、结业证签发登记册、退休学的材料存根。
3、学校有关学位工作方面材料。
4、考试安排，考试违纪的处理，考试成绩统计和分析数据的有关材料，考试规范制度。
5、补学分、学分顶替，重大教学活动的文件。
6、毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料。
7、办公室会议记录。
8、处室人员外出开会带回来的文件。
（四）教学办公室档案归档的范围
1、上级主管部门下达的指令性文件，指导性文件。教改、教学大纲、教学计划，专业和课程设置、课程安排进度表。
2、教学检查相关资料。（下发的文件、制度、）
3、教学值班、网上教学相关活动安排。
4、学生实践教学相关资料。
（五）支持服务办公室档案归档的范围
1、电教设施注册。
2、学校各类会议电教设备的准备。
3、各类培训活动相关材料、会议材料（议程、领导发言等）、奖惩材料。
4、教材管理相关管理制度、统计资料等。
5、办公室会议记录。
（六）招生工作办公室档案归档的范围
1、招生计划、毕业生分配等方面的指示、规定、办法等。
2、学生奖惩材料。
3、招生工作计划、总结、报告、批复、招生简章、专业介绍、录取新生名册、录取通知书存根。
4、学校关于学生政治思想工作计划、总结；“三好”学生登记表、事迹材料（名单）、照片等。
5、办公室会议记录。
（七）后勤保卫办公室档案归档的范围
1、分校财务管理规范、计划、总结、请示、批复等文件及各项规章制度。
2、会计报表、会计帐薄、会计凭证等。（根据财政部、国家档案局关于印发《会计档案管理办法》的通知（财会字[1998]32号）执行）。
3、学校房产、车辆管理办法、使用制度及有关规定。
4、基建、房屋维修计划、报告、批复。
5、安全保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表。
6、在工作中形成的各项规章制度。
7、重大工作的报告、批示、总结。
8、处室会议记录。
9、处室人员外出开会带回的资料。
西安广播电视大学直属二分校
2015年1月11日
